Как на outlook сделать скрытую копию

Закрыть ... [X]

05 Фев 2010

В разделе Советы, фишки

В мире есть не так много вещей, которые можно было бы принести из магазина, распаковать — и сразу использовать. Большинство технических новинок требуют, чтобы перед началом использования вы хотя бы прочли инструкцию «Quick start».

Почта Gmail относится к числу тех редких вещей, для которых не надо читать никаких инструкций. Просто включи — и работай.

Ну, в самом деле —  нужно ли объяснять, что  письмо-ответ располагается в одной цепочке с тем самым письмом,  ответом на которое оно является? Нет — это понятно, как воздух. Как не надо объяснять, чтодля того, чтобы отправить письмо своему корреспонденту, не надо набирать его адрес полностью — достаточно ввести первые две буквы.  Gmail сам подставит его адрес в поле «Кому».

Но если бы все возможности Gmail ограничивались только интуитивно понятными вещами, то он ничем не отличался от десятков других бесплатных почтовых сервисов.

Gmail же — велик и могуч.  Могуч он прежде всего тем, что, работая с почтой Google всегда натыкаешься на какие-то новые фишки, которые позволяют сделать и без того удобную работу еще комфортнее, еще быстрее.

Давайте разберем десять простых фишек. до которых никогда не доходят руки, но которые, без сомнения просто необходимо использовать каждому.

1. «Звездочки»

Возле каждого письма есть едва приметная звездочка. Щелчок на ней сделает ее желтой. Таким образом можно пометить письма, которые либо требуют реакции, либо просто важны для вас. Помеченные письма очень просто найти. Достаточно в строке поиска указать «in:starred» — в отобранном списке окажутся только помеченные письма. вы заметили, что у меня звездочки разноцветные? Это включена опция «Суперметки».

Суперметки — это дополнительные значки, при помощи которых вы можете отметить свои письма. После включения этой функции:

  1. Перейдите на страницу общих настроек и выберите суперметки, которые хотите использовать.
  2. Для просмотра выбранных суперметок используйте клавишу «s» или кнопки мыши.
  3. Чтобы найти все письма с суперметками, используйте оператор поиска has: (например, has:red-bang или has:blue-star). Имя суперметки можно узнать, наведя указатель на ее изображение на странице общих настроек.

Правда, как узнать как называется, например, зеленый круг, я не знаю 😥

2. Ответить чатом.

Часто ответ нужен как можно скорее. Если ваш адресат тоже использует почту Gmail, и он сейчас находится в онлайне,  можете ответить на письмо при помощи чата.

При этом ваше сообщение мгновенно появится  перед глазами вашего адресата. при этом замечательной чертой чата Gtalk  является то, что «все ходы записываются» — переписка сохраняется также, как и остальные письма. Естественно,  разговору можно присвоить цветную метку, чтобы иметь возможность при необходимости «вытянуть» всю тему.

3. Организуем письма метками.

Метки — это своего рода заменитель папок в обычном почтовом клиенте. Но понятие папки подразумевает, что одно письмо не может находиться в двух папках сразу, а вот две метки на одном письме — дело не только допустимое, но и вполне обычное.

Список меток (кстати, помимо пользовательских, есть и системные метки: Inbox, Spam, Trash и т.п.) находится в левой части экрана, как список папок в обычном почтовике. И, скорее всего, большинство пользователей заметят отличие не сразу, тем более, что работать с метками можно совершенно также, как с папками.

На иллюстрации слева видно: список синих ссылок вверху — это системные метки, а созданные мной самим — внизу — с квадратиками, обозначающими цвет метки.

Цветные метки в папке «Входящие» прекрасно организовывают почту, не позволяя пропустить важное письмо:

4. Перемещаем письма… по меткам.

Честно говоря, о существовании этой фишки я узнал, только прочитав об этом в .

Дело в том, что так как никаких папок в Gmail нет изначально, то ничего никуда перемещать не надо. Просто присваиваешь письму метку «Спам» и проваливается оно в преисподнюю. Но народ-то привык к папкам! И вот, специально для таких ретроградов создана кнопка «Переместить в…»

Собственно, как я уже говорил, выбирая какой-либо пункт из списка, вы просто присваиваете письму метку. Но при использовании «Переместить в…»  вы одновременно еще и архивируете письмо, удаляя его из папки «Входящие». То есть вместо двух кликов: «присвоить ярлы»к и» архивировать» можно обойтись лишь одним. Визуально это ничем не отличается от перемещения писем из папки в папку. Мелочь, а приятно….

5. Быстрый поиск письма.

Gmail не позволяет сортировать письма. Зачем? Зачем утомительно пролистывать страницу за страницей упорядоченный по авторам или дате отправки список, если можно просто найти нужное письмо. Ведь это почта от поискового гиганта Google, в конце концов. Как и в любом порядочном поиске тут есть возможность расширенного поиска? которым, впрочем, пользоваться приходится редко. намного проще искать прямо из поисковой строки используя специальные «гугловские» операторы:

Оператор Пояснение Пример from: Ищет
почту от определенного отправителя Пример: from:Ivan
Значение: Письма от Ivan to: Почта,
направленная определенному адресату Пример: to:Анна
Значение: Все сообщения, посланные Анне (от вас или кого-либо иного subject: Поиск в
теме письма Пример: subject:семинар
Значение:Сообщения со словом «семинар» в теме OR Поиск
всех сообщений, содержащих слово A или слово  B
OR должно быть написано заглавными буквами Пример: from:Ivan OR
from:Анна

Значение: Письма от Анны или от Ivan —
(дефис) исключить
из поиска слово, стоящее после дефиса Пример: семинар
-таймменеджмент

Значение: Сообщения, содержащие слово «семинар» в теме письм, но не
содержащие слова «таймменеджмент» label: Искать
сообщения, помеченные определенной меткой
Искать среди не помеченных этой меткой не будет Пример: from:Ivan
label:learn

Значение: сообщения от Ivan, помеченные меткой «learn» has:attachment Поиск
только среди сообщений с вложением Пример: from:david
has:attachment

Значение: Сообщения от David с вложениями list: Поиск в
списках рассылки Пример:
list:

Значение: сообщения с адресом в хеадере, посланное по
списку рассылки. filename: Поиск по
имени или расширению приложенных к письмам файлов Пример:
filename:physicshomework.txt

Значение: Сообщения со вложением по имени «physicshomework.txt»

Пример: label:work filename:pdf
Значение: Сообщения помеченные «work», содержащие  PDF файл в
приложении

» «
(quotes) Искать
точное вхождение фразы Пример: «i’m feeling
lucky»

Значение: Сообщения, содержащие фразу «i’m feeling lucky» или «I’m
feeling lucky»

Пример: subject:»dinner and a movie»
Значение: Сообщения, содержащие фразу «dinner and a movie» in the
subject

( ) Группировка
слов
используются для того, чтобы включить/исключить отдельные слова Пример:
from:Ivan(обед OR кино)

Значение: сообщения от Ivan, соержащие одно из двух слов — либо 
«обед» либо  «кино»

Пример: subject:(dinner movie)
Значение: сообщения, содержащиеоба слова одновременно  «dinner»
и  «movie»

in:anywhere Искать
во всех местах Gmail, даже в мусоре
Сообщения, помеченые как Spam или  Trash обычно
не включаются в результаты поиска Пример: in:anywhere
кино

Значение: сообщения в  Вся почта, Spam, и Trash,
которые содержат слово  «кино» in:inbox
in:trash
in:spam Искать
сообщения в Inbox, Trash, или Spam Пример: in:trash
from:amy

Значение: Messages from Amy that are in Trash is:starred
is:unread
is:read Искать
среди  письем, помеченных звездочками, непрочитанных или
прочитанных Пример: is:read
is:starred from:David

Значение: Messages from David that have been read and are marked with a
star cc:
bcc: Искать
по получателю копии письма cc: или скрытой копии bcc: Пример: cc:david
Значение: Писма, посланные копией на адрес  David after:
before: искть
сообщения, написанные после определенного времени
Дата задается в формате  yyyy/mm/dd. Пример:
after:2009/04/16 before:2009/04/18

Значение: Сообщения, посланные с  16 апреля 2009 по  18
апреля 2009. is:chat Искать в
сообщениях чата Пример: is:chat козёл
Значение: Все сообщения в чате, в которых есть слово «козёл» deliveredto: искать
сообщения, направленные на чей-то адрес от робота, использующего
заголовок Delivered-To  вписьме. Пример:
deliveredto:

Значение: Все сообщения с адресом в заголовке
Delivered-To: сообщения

6. А вы держите папку Входящие пустой?

Одним из основных принципов разумной организации любого потока информации, как учат нас гуру по тайм менеджменту, является наличие в папке входящие только тех писем, по которым нужно предпринять какие-либо действия. Захламление этой папки приводит ктому, что важные письма в нужный момент затеряются в куче рутинных записок.

При архивировании письма перемещаются из входящих в папку Все письма, что позволяет очистить папку входящих писем, ничего не удаляя. Заархивированные письма находятся в папке «Все письма» с любыми назначенными ярлыками. Их можно найти, выполнив поиск в аккаунте. Когда на архивированное письмо приходит ответ, цепочка, в которой оно содержится, снова отображается во входящих.

Чтобы заархивировать письма, выполните указанные ниже действия.

  1. Выберите письма, установив флажки рядом с именами отправителей.
  2. Нажмите кнопку «Архивировать».

Открытые цепочки можно заархивировать, нажав кнопку «Архивировать» в верхней части страницы.

7. Импортируйте почту из своих старых почтовых ящиков.

Gmail позволяет импортировать всю почту из ваших старых почтовых ящиков. При этом для ряда сервисов (из российских поддерживаются yandex.ru, ya.ru, yandex.ua, bk.ru, inbox.ru, list.ru, mail.ru) возможен импорт не только почты, но и адресной книги.

Чтобы импортировать контакты, выполните указанные ниже действия. Прежде чем приступить к делу, учтите, что у вас должен быть доступ к старому аккаунту электронной почты.

  1. Нажмите на ссылку Настройки.
  2. Под вкладкой Аккаунты и импорт нажмите на кнопку Импорт почты и контактов.
  3. В появившемся окне введите адрес аккаунта, из которого нужно импортировать контакты. Нажмите Продолжить.
  4. Введите пароль к другому аккаунту и нажмите Продолжить.
  5. Установите все нужные флажки.
    • При импорте контактов информация из адресной книги старого аккаунта импортируется в раздел «Контакты» в Gmail.
    • Если установлен флажок «Импортировать почту», все имеющиеся в старом аккаунте сообщения импортируются во входящие в Gmail.
    • При необходимости можно установить флажок «Импорт новой почты»: в этом случае в аккаунт Gmail импортируются все сообщения, которые поступят на старый аккаунт в течение следующих 30 дней. Эти сообщения не появятся в Gmail сразу же после их поступления на другой аккаунт. Обновление произойдет в течение одного или двух дней.
    • Кроме того, к импортируемым письма можно автоматически добавлять ярлык, указывающий на то, что они были отправлены на другой аккаунт.
  6. Нажмите Начать импорт. Импорт продолжится, даже если вы покинете страницу «Настройки» или выйдете из Gmail.
  7. Контакты и письма будут импортированы. Это может занять от 24 до 48 часов, поэтому импортированные письма не появятся в Gmail сразу после нажатия на кнопку OK. Чтобы проверить состояние импорта, откройте вкладку Аккаунты и импорт на странице «Настройки». Как только импорт завершится, в верхней части папки «Входящие» появится сообщение с подтверждением.

8. вам не надоело стандартное оформление почтовика?

Мой GMail, например, изменяет цвет в зависимости от погоды. Я пишу эти строки пасмурным февральским утром. И тема моего почтовика соответствующая:

Вечером небо над моим домом почернеет, и тема почернеет вместе с ним. А завтра, когда взойдет солнце, я его увижу и в своей почте Gmail. Не знаю уж каким образом, но в Google умудрились привязать эту тему не только ко времени суток, но и к погоде.

9.Не изменяй старым друзьям.

Впрочем, совершенно не обязательно пользоваться только одним адресом электропочты. Я настроил свой Gmail так, что могу посылать письма. не выходя из Gmail с пяти своих адресов. Это очень удобно — иметь для разных целей разные адреса. еще удобнее иметь возможность работать со всеми из одного места.

10. Кто будет бороться со спамом — Пушкин?

Нет, не Пушкин. Я доверяю эту борьбу Gmail’y. Обяснить почему?

Статистика.

Известно,что на  то, чтобы понять, является ли письмо спамом, требуется в среднем 5 секунд. Я получаю примерно сотню мусорных писем в день. 500 секунд — это почти десять минут в день. Немного, но мне их жалко. Я их деллю с миллионами пользователей Google.

Потому что, если ко мне приходит письмо со спамом. я помечаю его. И это же одновременно делает еще сто человек. Досто первого это письмо не дойдет. Оно будет признано спамом и выброшено на помойку. судя по тому, что в  мой ящик спам почти не проникает, я очень часто становлюсь в этом списке то сто первым, то сто пятидесятым, а то и пятисотым. это очень удобно — работать плечом-к-плечу с надежными партнерами.

Ну, вот и все на сегодня. скажите честно, сколько фишек из этих перечисленных вы не знали? А о скольких знали, но не понимали, зачем они нужны?

Хотите продолжения? Подпишитесь на или получайте обновления прямо в почтовый ящик. имеет смысл, ибо я не успел рассказать и трети от того, что задумал. Ну, как, подписываетесь?

Возможно, Вас заинтересует также информация по следующим ключевым словам, которую обычно ищут на моем сайте
• карты аэрофото
• эффекты для power point
• програма для востановления даных после форматирования
скачати офіс 2007
• восстановление данных после форматирования скачать
office 2007 скачать

Метки:GMail, Google, Word, почта, Советы, фишки

GMail, Google, Word, почта


Поделись с друзьями



Рекомендуем посмотреть ещё:



10 фишек почты Gmail, о которых вы ничего не знаете « Не Как можно сделать копилку из бумаги

Как на outlook сделать скрытую копию Как на outlook сделать скрытую копию Как на outlook сделать скрытую копию Как на outlook сделать скрытую копию Как на outlook сделать скрытую копию Как на outlook сделать скрытую копию Как на outlook сделать скрытую копию Как на outlook сделать скрытую копию

ШОКИРУЮЩИЕ НОВОСТИ